レポートビルダーは使い慣れたOffice 製品と同様の操作感で簡単にレポートを作成・発行できるツールです。SQL Server や開発ツールなどの知識がなくても、Excelで報告書やレポートを利用したことがある方であれば、レポートビルダーを使ってより表現力の豊かなレポートを作成することができます。
このページでは、レポートビルダーを使いレポートを作成する方法を説明します。
このページでは、実際にレポートビルダーを使い、インストール、レポートの作成、レポートサーバーへの発行を簡単に体験することができます。
作成するレポートは、「活用シナリオ」の舞台となったスーパーマーケットチェーンで、経営企画担当者が幹部会議向けに全店の売上、来客数を表示する簡単なレポートを作成すること想定しています。
作成予定のレポートのイメージは下記の通りです。
このページではレポート作成の手順をステップバイステップで一通り説明しますが、レポートビルダーによるレポート作成の操作を体感してもらうことをゴールとしているため、インストールの細かいオプションや、レポート作成上のテクニック、技術情報については説明しません。これらについては、マイクロソフトのWebサイト上に詳しいページや資料が豊富に用意されています。Webサイトや資料については５の「参考情報」を参照してください。
ページのトップへ戻るレポートビルダーは、SQL Server のインストーラに標準で含まれておりませんが、マイクロソフトのダウンロードサイトから無償でダウンロードできます。
レポートビルダーは下記サイトより、無償でダウンロードしてください。
Microsoft® SQL Server ® 2008 R2用 Feature Pack
※ページを下にスクロールすると「Microsoft SQL Server 2008 R2 用 Microsoft SQL Server レポート ビルダー 3.0」の項目があります。「ダウンロードサイト」のリンクをクリックして、ダウンロードしてください。
ダウンロードしたインストーラを実行します。インストールでは特に設定する項目はありません。各画面で[次へ]を選択して進めます。
途中で、[既定の対象サーバー]のタイトルでレポートサーバーのURLを入力するステップがありますが、こちらも空欄のまま進めてください。この項目は後から設定しますので空欄のままで問題ありません。
特に難しい設定もなく、インストールは完了です。
レポートの作成は、次のステップで進めていきます。
- レポートビルダーの起動（管理者として実行）
- 新規レポート、レポートフォーマットの選択
- データソース・データセットの作成
- 表へのデータ設定
- レポートプレビューでレポート確認と微調整
この体験コンテンツでは、実際に外部のサーバにアクセスする機能を利用するため、レポートビルダーを管理者として実行する必要があります。[スタート]- [すべてのプログラム] – [Microsoft SQL Server 2008 R2 レポートビルダー3.0] –[Report Builder 3.0] のアイコンを右クリックし、「管理者として実行」を選択します。
起動すると[作業の開始]ウィザードが表示されます。ここでは売上一覧表を作成するため、[新しいレポート] – [テーブルまたはマトリックスウィザード]を選択します。
起動したウィザードでデータソースとデータセットを作成していきます。この設定により、レポートの基データとなるデータベース（SQL Server）に接続し、データをレポートに取り込むことができるようになります。
[データセットの選択]画面で[データセットを作成する]を選択して[次へ…]をクリックします。
[データソースへの接続の選択]画面では[新規…]をクリックします。
[データソースのプロパティ]では、データソースの名前と接続の種類を設定します。設定は、下記の表と画面キャプチャを参考にしてください。
次に、[ ビルド…]をクリックし、[接続のプロパティ]でデータベースの情報を設定します。
設定後、[接続の確認]をクリックします。正常にされていれば、[テスト接続に成功しました]のメッセージが表示されます（※）。[OK]をクリックして、元の画面に戻り、再度[OK]をクリックしてダイアログボックスを閉じます。
※エラーが表示される場合は、再度設定内容を確認してください。
[データソースへの接続の選択] 画面に先ほど設定したデータソース「NorthwindJforXp」が表示されていることが確認できます。[次へ>]をクリックします。
ここで再度認証画面が表示された場合は、先ほどのユーザー名、パスワードを入力します。
この体験コンテンツでは、レポートビルダーは外部のデータソースを利用するため、データソースへのアクセスが必要になる度に認証が求められますので、ここで使用したユーザー名、パスワードはよく記憶しておいてください。
[クエリのデザイン]画面で、どのようなデータを取得するかを設定します。今回は、全店舗の売上と原価を取得する設定を行います。
まず、画面左にある[データベース ビュー]の[テーブル]の項目を展開し、次の項目（テーブル名）にチェックを入れます。
[商品]
[店舗]
次に今回使用するフィールドを選択します。
左の[データベース ビュー]一覧の、チェックをつけた「POSデータ」テーブルを展開し、フィールド（列）名を表示します。
展開されたツリーリストに、「データコード」や「レシートナンバー」等の項目が表示され、すべてのチェックボックスがチェックされています。これを、「レシートナンバー」、「精算日時」、「数量」のみに変更します。
他の「商品」、「店舗」テーブルについても同様の手順で変更を行います。下表の内容を参考に設定してください。
次に、表示させる売上データを2010年の9月分のデータに絞るため、フィルターを作成します。画面右下の[適用されたフィルター]の右にある、[フィルターの追加アイコン]をクリックします。クリックすると右下のフィルター一覧に新しいフィルターが追加されているのが確認できます。
追加されたフィルターは目的にそぐわない内容になっているので設定を変更します。ここでは取得する期間を絞りたいため、新しく追加されたフィルターの[フィールド名]の部分をクリックして、「精算日時」を選択します。次に[演算子]をクリックし、「が次の値以上」に変更します。最後に[値]おクリックし内容を「2010/9/1」（「」は入力しません）を設定します。
同様の手順でもう1つフィルタを設定します。以下の表を参考にしてフィルタを追加してください。
これで、2010年9月1日から30日までの売上のみを抽出するフィルターを作成することができました。[次へ>]をクリックします。
[フィールドの配置]の画面では、レポートの一覧にどのような内容をどのように表示させるかを設定します。
ここでは、まず、[値]の項目に、[使用できるフィールド]から「単価」、「仕入原価」をドラッグします。次に[行グループ]に「店舗名」を設定し、[次へ]に進みます。
[レイアウトの選択]画面では何も設定しません。[次へ>]をクリックします。
[スタイルの選択]では、いくつか用意されたテンプレートの中から表の色やフォントを変更することができます。好みのスタイルを選択してください。この手順では「スレート」を選択しています。 ※レイアウトやスタイルは後からでも設定・変更することができます。
[完了]をクリックし終了します。
画面に、表が作成されていることが確認できます。
ここまでで、データソースおよびデータセットの作成と表の簡単な設定を行いましたが、表に設定されているデータは購入された商品の単価と仕入原価であり、売上データではありません。この単価と仕入原価にそれぞれ購入数量をかけて、「売上」、「原価」を算出、表示させます。
まず、売上を表示するための設定を行います。まず、「単価」の列のタイトルが表示されている一番上の項目をダブルクリックし、文字を「売上」に変更します。次にその下の「[Sum(単価)]を右クリックし、表示されるプルダウンから[式…]を選択します。
[式]ダイアログが表示されます。上部にある[式の設定]のテキストボックス内に、単価が表示されていますが、この単価に数量をかけて売上データに変更します。
まず式に表示されている「Fields!単価.Value」の後に「*」を入力し、[カテゴリ]一覧から[フィールド（DataSet1）]を選択し、[値]一覧にある「数量」をダブルクリックします。値が挿入され、式が以下のように変更されていることが確認できます
=Sum(Fields!単価.Value*Fields!数量.Value)
[OK]をクリックしてダイアログを閉じます。
同様に、「仕入原価」についても下表の内容の通りに変更します。
全く同様の設定を一番下の合計行に対して行います。
次に来客数を表示する列を表に追加します。
「原価」の列を右クリックし、[列を挿入]-[右揃え]を選択します。
右に列が一つ追加されます。
追加された列の各セルにも先ほどの手順と同様に下表の内容を設定します。
これで表の設定は完了しました。一度レポートをプレビュー表示し、内容を確認してみましょう。
画面上部、[ホーム]タブの左端にある[実行]ボタンを押します。
正常に設定できていれば、各店舗の売上、原価、来客数のデータが一覧表示されることが確認できます。
リモートサーバへの情報参照が行われるので、認証ダイアログが表示された場合は、認証情報 (ユーザー名:BIUser, パスワード:Self-ServiceBI55!) を入力します。
ひとまず、各店舗の売上等を表示することができましたが、表示される数字の桁数が多いなど、非常に見づらい表になっています。
各数字にフォーマットを適用して、区切り点の設定や小数点桁数等を調整し、表を見やすくしてみましょう。
上部リボンメニュー「実行」タブの左端にある[デザイン]をクリックし、作成画面に戻ります。まず、売上の式を設定していきます。「売上」列の真ん中のセル（2行目のセル）を右クリックし、[テキストボックスのプロパティ…]を開きます。
左の項目から[番号]を選択し、[カテゴリ]から[通貨]を選択します。[小数点以下桁数]に「0」を設定、[位取り区切り記号(,)を使用する]にチェックを入れます。[OK]をクリックしてダイアログを閉じます。
同様に他のセルに対しても書式設定を適用します。各セルの設定は下記表を参考に設定してください。
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これで書式設定が適応されました。
最後にレポートのタイトルに「全店舗売上一覧」と入力し、下図のように表のサイズを適度に調整し、見栄えを修正します。
設定が完了したら、再度、左上の実行ボタンをクリックし、レポートを実行してみましょう。
上図のように、レポートが表示されていれば完成です。
これで、本部の担当者は、全店舗の売上、原価、来店者数を把握するシンプルながら有益なレポートを作成することができました。
ここでは操作を簡略化するためにシンプルなレポートパーツ、デザイン等を利用しましたが、レポートビルダーを利用すれば、デザインリッチで複雑なレポートを作成することも可能です。どのようなレポートが作成可能かは「見る体験」をご覧ください。
次に、作成したレポートを同じ部署の他の社員や上司と共有するために、レポートサーバーに発行ます。
サーバにSQL Server Reporting Services （レポートサーバ）がインストールされていれば、サーバにレポートを発行することで、作成したレポートをWeb経由で共有、公開することが可能です。レポートの発行は、保存先としてレポートサーバーを指定するだけで行うことができますが、ここまではまず、いままで作成してきたレポートをローカルディスクに保存しておきましょう。保存は、レポートビルダー左上にある「丸いアイコン」をクリックし、表示されるメニューから保存を選択することで行うことができます。
では、今度はリモートのレポートサーバにレポートを発行してみましょう。
ここでは、あらかじめ用意されたレポートサーバに対して発行を行います。 保存の際にクリックした「丸いアイコン」を再度クリックします。今回は「名前を付けて保存」を選択します。 保存の際と同じ画面ですが、ここでは「名前」の欄に発行するサーバ名 (http://lob.msbi.jp/ReportServer/) を入力し、「保存」をクリックします。
ここで、レポートサーバーへの接続認証情報を求められるので、下表の内容を入力します。
完了するとレポートサーバーのフォルダ一覧が表示されます。 下図のように「SelfBIExp」をダブルクリックした後、[名前]に適切なレポート名を入力し、[保存]をクリックします。
認証情報画面が立ち上がった場合は、下記表を参考にユーザー名、パスワードを入力してください。
保存が完了すると、ブラウザ上でレポートを確認できるようになります。
ブラウザに次のURLを入力してみましょう。
http://lob.msbi.jp/reports
認証を求められた場合、保存時に設定した先ほどの認証情報を再度入力します。
認証が成功すると、レポートマネージャが表示されます。画面上に「SelfBIExp」フォルダが表示されています。これをクリックすると、保存したレポートが表示されています。クリックしてレポートを実行してみましょう。
上部画面のように、レポートビルダーでプレビュー実行した時と同様の画面が表示されます。
※ReportBuilder 体験フォルダ内は毎日自動的に削除されます。
この体験ページでは、シンプルな売上表を作成しましたが、マイクロソフトのWebサイトでは、このほかにもグラフやゲージ、複雑なマトリックス表の作成方法などをステップバイステップで学習できるコンテンツを提供しています。
是非、下記コンテンツもあわせてご利用ください。
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